Allgemeine Nutzungsbedingungen

1. Allgemeines und Geltungsbereich

1.1
Die Docudex GmbH, mit Geschäftssitz in der Langgasse 21,65510 Idstein, bietet die KI-gestützte Produktivitätsplattform docudex (im Folgenden „Plattform“) an. Die Plattform ermöglicht Unternehmen verschiedener Größenordnungen, Large Language Models (LLMs) wie GPT-4, Llama oder Claude gezielt zu nutzen, um spezifische Fragen zu Unternehmensdaten und Dokumenten zu beantworten.

1.2
Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen (im Folgenden „Nutzungsbedingungen“) legen die Rahmenbedingungen für die Nutzung der Plattform docudex fest.

1.3
Das Angebot der Plattform richtet sich ausschließlich an gewerbliche Nutzer. Verbraucher, also natürliche Personen, die Rechtsgeschäfte abschließen, die überwiegend nicht ihrer selbständigen oder gewerblichen Tätigkeit zuzuordnen sind, sind von der Nutzung ausgeschlossen. Mit der Nutzung der Plattform erklärt der Kunde verbindlich, dass er als Unternehmer handelt und kein Verbraucher ist. Die Plattform darf von Verbrauchern nicht genutzt werden.

1.4
Falls es zu Abweichungen oder Widersprüchen zwischen diesen Nutzungsbedingungen und individuell vereinbarten Leistungen oder Funktionsbereichen der Plattform kommt, haben die spezifisch vertraglich festgelegten Regelungen Vorrang.

1.5
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) des Kunden finden keine Anwendung. Abweichende, ergänzende oder widersprüchliche Bestimmungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn docudex diesen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dies gilt auch, wenn docudex in Kenntnis solcher Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringt oder Zahlungen entgegennimmt.

2. Vertragsgegenstand und zentrale Funktionen der Plattform

2.1
Über die Plattform können Kunden Unternehmensdaten mittels natürlicher Sprache durchsuchen. Der Kunde kann dazu Dokumente hochladen oder mittels Konnektoren auf die eigenen, gängigen Cloud-Storage-Lösungen wie SharePoint zugreifen. Die Plattform verarbeitet verbundene oder hochgeladene Dokumente und speichert die Inhalte in vektorisierter Form und im Klartext ab. Zur Beantwortung von Fragen übermittelt die Plattform Anfragen des Kunden („Frage“) in mehreren Schritten an für den jeweiligen Wissensraum („Experten“) ausgewählte LLMs und die durch das LLM generierten Antworten ("Output“) an den Kunden. Zur Antwortgenerierung werden die vektorisierten Dokumenteninformationen nach passenden Abschnitten durchsucht. Die Suche erfolgt unter Verwendung von semantischer Ähnlichkeit der vektorisierten Suchanfragen und der gespeicherten Inhalte („Semantische Suche“), in Kombination mit einer Suche nach aus der Frage extrahierten Schlüsselwörtern („Keywords“). LLMs für die Verarbeitung werden standardmäßig in der Europäischen Union gehostet (“Commodity LLM”). Daneben enthält die Plattform Funktionen für die Zusammenarbeit in einer Organisationsstruktur.

2.2
Der Kunde kann Systeme (z. B. Dokumentenverwaltungs- und Kommunikationssysteme) von Drittanbietern (z. B. Dropbox, Notion, Slack, Google Drive, Google Search) zusammen „Drittanbietertools“) in seinem Workspace integrieren. Drittanbietertools werden von dem jeweiligen Drittanbieter unter dessen Vertragsbedingungen bereitgestellt; Docudex ist für Drittanbietertools, ihre Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit nicht verantwortlich und schließt jegliche Haftung für Drittanbietertools aus.

Die einzelnen Funktionalitäten und Systemvoraussetzungen der Plattform ergeben sich aus der zum Zeitpunkt der Auftragserteilung gültigen Beschreibung.

2.3
Die Plattform bietet Kunden die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die mithilfe eines LLM verarbeitet und beantwortet werden. Dabei können Kunden entweder direkt Suchanfragen durchführen oder Inhalte von Websites importieren, um gezielte Fragen zu deren Inhalten zu stellen. docudex speichert die relevanten Inhalte dieser Websites im Auftrag des Kunden ab und verwendet sie zur Generierung von Antworten durch die LLMs („Website-Integration“).

2.4
Der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang der Plattform sowie etwaige Zusatzleistungen, die Vergütung und weitere Bedingungen sind im jeweiligen Auftragsformular oder den zugehörigen Anlagen geregelt.

2.5
Bereitstellung der Plattform über SaaS oder Dedicated Hosting:
docudex stellt die Plattform als technische Infrastruktur bereit. Sofern nichts anderes vereinbart ist, werden die Daten des Kunden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Auf Wunsch kann eine Speicherung in den USA ermöglicht werden. Die Plattform wird am Übergabepunkt des Rechenzentrums bereitgestellt. Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass er über einen eigenen Internetzugang verfügt, um die Plattform nutzen zu können.

2.6
Nutzung von Drittanbieter-LLMs:
Die Plattform verwendet LLMs, die ausschließlich von Drittanbietern bereitgestellt werden. docudex hat keinen Einfluss auf die technische Gestaltung oder den Umfang der Dienste dieser Anbieter. Änderungen oder Einschränkungen bei den Drittanbietern können dazu führen, dass die Funktionen der Plattform eingeschränkt oder gestoppt werden. docudex übernimmt keine Gewährleistung für die Verfügbarkeit oder den Funktionsumfang dieser Dienste.

2.7
Führt eine Änderung des Funktionsumfangs eines oder mehrerer LLMs oder eine nicht nur vorübergehende eingeschränkte oder fehlende Verfügbarkeit eines oder mehrerer LLMs dazu, dass für den Kunden unter Berücksichtigung des Umfangs und der Dauer der Beeinträchtigung, der Bedeutung für den Kunden sowie der Vertragslaufzeit und der vereinbarten Vergütung eine Fortsetzung des Vertrages nicht zumutbar ist, kann der Kunde den Nutzungsvertrag außerordentlich mit einer Frist von (i) im Falle eines Monatsvertrages 7 Tagen und (ii) im Falle eines Jahresvertrages 30 Tagen außerordentlich kündigen. In diesem Fall schuldet der Kunde die wiederkehrende Vergütung nur anteilig für die Vertragslaufzeit bis zum Zeitpunkt der Kündigung. Einmalige Zahlungen werden nicht erstattet. Dieses Sonderkündigungsrecht besteht nicht, wenn der Kunde selbst Vertragspartner des jeweiligen LLM-Anbieters ist und die Nutzungsmöglichkeit des Kunden aufgrund einer Kündigung des Kunden oder einer Kündigung oder einer anderen Maßnahme des LLM-Anbieters, die der Kunde zu verantworten hat, entfällt oder eingeschränkt wird.

2.8
docudex ist verpflichtet, Anpassungen oder Änderungen an der Plattform nur dann vorzunehmen, wenn dies erforderlich ist, um den technischen Betrieb aufrechtzuerhalten. Weiterentwicklungen erfolgen nur, wenn dies gesondert vereinbart wird.

3. Registrierung und Erstellung eines Kundenkontos

3.1
Für den Zugriff auf die Plattform muss der Kunde ein Nutzerkonto erstellen.

3.2
Der Kunde versichert, dass alle bei der Registrierung gemachten Angaben korrekt und vollständig sind. Änderungen der hinterlegten Daten sind unverzüglich zu aktualisieren.

3.3
Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben.

3.4
Bei Nutzung der Plattform im Rahmen eines Self Managed Hosting ist kein Benutzerkonto erforderlich.

4. Test- und Pilotphase

4.1
Der Kunde hat die Möglichkeit, die Plattform für einen Zeitraum von sieben Tagen kostenfrei mit eingeschränktem Funktionsumfang zu testen („Testphase“). Nach Ablauf der Testphase endet die Nutzung automatisch, es sei denn, der Kunde schließt einen Vertrag über die entgeltliche Nutzung der Plattform ab.

5. Vertragsschluss

Der Vertrag kommt durch die schriftliche Bestätigung des Kunden und von docudex zustande.

6. Verfügbarkeit der Plattform und Fehlerbehebung

6.1
Die Plattform wird im Kalendermonatsdurchschnitt zu 99 % bereitgestellt.

6.2
Eine Nichtverfügbarkeit liegt nur dann vor, wenn die Plattform aufgrund von Umständen, die ausschließlich im Verantwortungsbereich von docudex liegen, vollständig nicht erreichbar ist. Situationen höherer Gewalt, etwa Naturkatastrophen, Kriege oder Pandemien, sowie geplante Wartungszeiten fallen nicht unter diese Definition.

6.3
Docudex darf den Zugang zur Plattform vorübergehend einschränken, um Wartungsarbeiten durchzuführen. Docudex wird dem Kunden geplante Wartungszeiten mindestens 5 Tage im Voraus ankündigen. Geplante Wartungszeiten, die bei der Einhaltung der Verfügbarkeit unberücksichtigt bleiben, dürfen Samstag und Sonntag von 0:00 bis 7:00 Uhr vorgenommen werden. Insgesamt darf die Dauer geplanter Wartungszeiten 24 Stunden im Monat nicht überschreiten.

6.4
Sollte die Plattform einen Fehler oder eine Störung aufweisen, so hat der Kunde docudex hierüber unverzüglich schriftlich unter genauer Beschreibung des Sachverhalts und Beifügung aller für eine Fehlerbehebung nützlichen Informationen zu unterrichten („Fehler- und Störungsmeldungen“). Docudex wird innerhalb eines Werktags (die „Reaktionszeit“) auf ordnungsgemäße Fehler- und Störungsmeldungen des Kunden mit einer qualifizierten Rückmeldung zu den Fehlerursachen und den für die Fehlerbeseitigung getroffenen und zu treffenden Maßnahmen reagieren. Die Reaktionszeit gilt nicht für unerhebliche Fehler und Störungen.

6.4
Treten Fehler oder Störungen auf, ist der Kunde verpflichtet, docudex unverzüglich schriftlich darüber zu informieren. Die Mitteilung sollte eine präzise Beschreibung des Problems sowie alle relevanten Informationen enthalten, die für die Fehlerbehebung hilfreich sind. docudex wird innerhalb eines Werktages mit einer qualifizierten Rückmeldung reagieren.

6.5
Fehler im Sinne dieser Bedingungen liegen vor, wenn die Plattform nicht die vereinbarte Funktionalität bietet und dies auf Umstände zurückzuführen ist, die in den Verantwortungsbereich von docudex fallen.

6.6
Die Verfügbarkeit und Funktionalität der LLMs liegt außerhalb des Einflussbereichs von docudex. Daher übernimmt docudex keine Haftung für deren Verfügbarkeit.

7. Nutzungsrechte

7.1
Der Kunde erhält ein zeitlich begrenztes, widerrufliches, nicht exklusives und nicht übertragbares Nutzungsrecht an der Plattform im vertraglich vereinbarten Umfang.

7.2
Die Plattform darf ausschließlich für die geschäftlichen Zwecke des Kunden genutzt werden. Die Nutzung ist auf die Anzahl an autorisierten Benutzern beschränkt, die im Vertrag festgelegt wurde.

7.3
Der Kunde ist nicht berechtigt, insofern nicht schriftlich und vertraglich vereinbart, die Plattform oder den Zugang zu der Plattform zu vermieten, zu verleasen, zu verleihen, zu reproduzieren, weiterzuverkaufen oder in sonstiger Weise zu vertreiben oder weiterzugeben; die Plattform zur Entwicklung eigener Leistungen zu nutzen, die dieselben oder im Wesentlichen dieselben Funktionalitäten haben; Funktionalitäten der Plattform, für die ihm keine Nutzungsrechte eingeräumt wurden, zu aktivieren und/oder zu nutzen; die Nutzungsrechte an der Plattform an Dritte zu übertragen oder Dritten ohne Zustimmung von docudex Zugriff auf die Plattform zu gewähren; den Quellcode der Plattform, Algorithmen oder andere Programmbestandteile zu ändern, zu übersetzen, zu vervielfältigen, zu dekompilieren, ihre Funktionen zu untersuchen, außer soweit gesetzlich gemäß § 69d oder § 69e UrhG zulässig; die mit der Plattform verbundenen Funktionen zur Verwaltung digitaler Rechte oder zum Kopierschutz oder andere Technologien, die der Kontrolle des Zugangs zu der Plattform dienen, zu entfernen, zu umgehen, zu entschlüsseln oder anderweitig zu verändern; rechtliche Hinweise insbesondere auf gewerbliche Schutzrechte von docudex zu entfernen, zu verdecken oder zu ändern.

8. Pflichten und Verantwortung des Kunden

8.1
Nutzt der Kunde die Plattform im Rahmen des SaaS- oder Dedicated Hosting, räumt der Kunde docudex das nicht ausschließliche Recht ein, die von dem Kunden zur Verfügung gestellten Inhalte (einschließlich der unter Nutzung der Plattform erstellten Inhalte, z. B. im Rahmen der Bildgenerierung), insbesondere Kommunikationsinhalte (einschließlich Prompts, Fotografien, Bilder, Grafiken, Videos, Dateien, Dokumente, Logos und Zeichen, Texte, zusammen “Kundeninhalte”) während der Vertragslaufzeit in dem für die Erfüllung des Vertrages erforderlichen Umfang zu nutzen, insbesondere zu vervielfältigen, zu bearbeiten und zu übermitteln, insbesondere an die von dem Kunden ausgewählten LLM-Anbieter. Der Kunde sichert zu, über diese Rechte zugunsten von docudex zum Zwecke der Vertragserfüllung verfügen zu können. Weitere Rechte an den Kundeninhalten erwirbt docudex nicht. Der Kunde bleibt Inhaber sämtlicher Rechte an den von ihm zur Verfügung gestellten und/oder von ihm erstellten Kundeninhalten; für die Nutzung dieser Inhalte ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.

8.2
Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass die von ihm bereitgestellten Inhalte frei von Rechten Dritter sind und keine gesetzlichen Vorschriften verletzen.

8.3
Für die Nutzung einzelner LLMs können zusätzliche Anforderungen des jeweiligen LLM-Anbieters gelten:

• Microsoft Azure
  Code of Conduct:
  https://learn.microsoft.com/en-us/legal/cognitive-services/openai/code-of-conduct
  Acceptable Use Policy:
  https://www.microsoft.com/licensing/terms/product/ForOnlineServices/all

• Amazon Bedrock
  Acceptable Use Policy:
  https://d1.awsstatic.com/legal/acceptable-use-policy/AWS_Acceptable_Use_Policy-German_Translation.pdf

• Google Cloud Platform
  Use Policy:
  https://policies.google.com/terms/generative-ai/use-policy

• OpenAI

Nutzungsbedingungen: https://openai.com/policies/terms-of-use

Acceptable Use Policy: https://openai.com/policies/acceptable-use

• Google DeepMind

Nutzungsbedingungen: https://policies.google.com/terms

Acceptable Use Policy: https://policies.google.com/terms/generative-ai/use-policy

• Meta-Ai

Nutzungsbedingungen: https://www.facebook.com/policies_center/

• Anthropic

Nutzungsbedingungen: https://www.anthropic.com/legal/commercial-terms

• Technology Innovation Institute - TII

Nutzungsbedingungen: https://falconllm.tii.ae/falcon-terms-and-conditions.html

• Mistral AI

Nutzungsbedingungen:https://mistral.ai/terms/

Für die Einhaltung dieser Bedingungen ist der Kunde verantwortlich. docudex weist darauf hin, dass Verstöße gegen diese Bedingungen zu einem Ausschluss von oder einer Beschränkung der Nutzung der LLMs führen können. Docudex haftet nicht für Beschränkungen der Leistungen von docudex, die aus einem Verstoß des Kunden gegen die Bedingungen eines LLM-Anbieters resultieren.

8.4
Der Kunde stellt docudex von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus der rechtswidrigen Nutzung der Plattform oder bereitgestellten Inhalte resultieren.

9. Vergütung und Zahlungsbedingungen

9.1
Die zwischen den Parteien vereinbarte Vergütung wird jeweils monatlich zum Ende des Monats fällig. Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt zu begleichen. Kunden, die nur die API-Schnittstelle nutzen bzw. vertragsgemäß diese an ihre Software anbinden oder weiterveräußern oder Vertriebskunden, unterliegen den im Vertrag genannten Vergütungsmodell. 

9.2
Alle in den Vereinbarungen angegebenen Beträge verstehen sich als Nettopreise in Euro zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer.

9.3
Der Kunde hat während der Vertragslaufzeit die Möglichkeit, zusätzliche Kontingente  (z. B. User bzw. Sitzungen) hinzuzufügen. Die Abrechnung dieser Zusatzleistungen beginnt ab dem Folgemonat der Hinzufügung. Bei Hinzubuchungen während eines laufenden Monats wird die entsprechende Vergütung anteilig für den Rest des Monats berechnet.

9.4
Rechnungen werden dem Kunden standardmäßig in elektronischer Form, beispielsweise per E-Mail, übermittelt, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

9.5
Der Kunde ist berechtigt, Forderungen gegenüber docudex nur dann aufzurechnen, wenn diese unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind, es sei denn, die Forderungen stehen in einem gegenseitigen Abrechnungsverhältnis.

9.6
docudex behält sich das Recht vor, die vertraglich festgelegten Vergütungen nach billigem Ermessen an veränderte Kostenstrukturen anzupassen. Grundlage für diese Anpassungen sind unter anderem Änderungen bei den von LLM-Anbietern erhobenen Gebühren, Verwaltungskosten, Kosten für IT-Infrastruktur, Marketing, Personal, Miete, externe Dienstleister, Steuern, Gebühren oder sonstigen Abgaben. Sowohl Kostensteigerungen als auch Kostensenkungen werden gleichermaßen berücksichtigt. Der Kunde wird über geplante Änderungen der Vergütung mindestens 30 Tage vor deren Inkrafttreten per E-Mail informiert. Sollte die Vergütung um mehr als 10 % erhöht werden, steht dem Kunden das Recht zu, den Vertrag mit einer Frist von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung außerordentlich zu kündigen.

10. Gewährleistung

10.1
Hinsichtlich Mängeln der Plattform gelten die Vorschriften der §§ 536 ff. BGB. Eine Haftung von docudex für anfängliche Mängel der Plattform, die nicht auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind, ist ausgeschlossen. Der Kunde ist verpflichtet, docudex unverzüglich schriftlich über festgestellte Mängel zu informieren.

10.2
docudex wird auftretende Mängel nach eigenem Ermessen entweder durch Nachbesserung oder durch Bereitstellung einer Ersatzleistung beheben.

10.3
Eine Kündigung des Kunden nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB wegen nicht gewährleisteter Vertragszweckerreichung ist nur zulässig, wenn der Kunde docudex zuvor eine angemessene Gelegenheit zur Behebung des Mangels eingeräumt hat und diese Bemühungen fehlgeschlagen sind.

10.4
docudex übernimmt keine Verantwortung für die Verfügbarkeit oder Leistungsfähigkeit des Internetzugangs des Kunden oder für technische Probleme auf Seiten der Systeme, die der Kunde für die Nutzung der Plattform einsetzt.

10.5
Die Inhalte, die durch die eingesetzten LLMs generiert werden, können Ungenauigkeiten enthalten. docudex weist ausdrücklich darauf hin, dass der Kunde die durch LLMs generierten Ergebnisse auf ihre Korrektheit prüfen sollte. Auch wenn die generierten Inhalte plausibel erscheinen, können sie inhaltliche Fehler enthalten oder unvollständig sein. Änderungen oder Ereignisse, die nach der Trainingsphase des LLMs eingetreten sind, können in den Antworten nicht berücksichtigt werden.

10.6
Der Kunde ist nicht berechtigt, eigenmächtig einen Teil der vereinbarten Vergütung aufgrund von Mängeln zu kürzen. Sollte eine berechtigte Minderung vorliegen, hat der Kunde das Recht, den überzahlten Betrag auf Grundlage bereicherungsrechtlicher Ansprüche zurückzufordern.

11. Haftung und Schadensersatz

11.1
Docudex haftet in allen Fällen vertraglicher und außervertraglicher Haftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen auf Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen.

11.2
In sonstigen Fällen haftet docudex – soweit in Ziffer 11.3 nicht abweichend geregelt – nur bei Verletzung einer Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf (sogenannte Kardinalpflicht), und zwar beschränkt auf den Ersatz des vorhersehbaren und typischen Schadens. In allen übrigen Fällen ist die Haftung vorbehaltlich der Regelung in Ziffer 11.3 ausgeschlossen.

11.3
Die Haftung von docudex für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt von den vorstehenden Haftungsbeschränkungen und -ausschlüssen unberührt.

11.4
Soweit nach diesen Bestimmungen die Haftung ausgeschlossen ist, gilt dies auch für die Haftung der Organe und Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, insbesondere von Mitarbeitern von docudex.

11.5
Die Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche des Kunden gegen docudex beträgt ein Jahr, außer in den Fällen der Ziffern 11.1 und 11.3.

11.6
Im Falle von Schäden, die dem Kunden durch ein Verhalten eines LLM-Anbieters entstehen, beschränkt sich die Haftung von docudex auf die Abtretung der Ansprüche von docudex gegen den jeweiligen LLM-Anbieter, soweit dessen Vertrags- und Nutzungsbedingungen (wie aus Anlage „LLMs“ ersichtlich) die Abtretung zulassen. Das gilt nicht, wenn der Kunde selbst Vertragspartner des jeweiligen LLM-Anbieters ist. In diesem Fall ist jegliche Haftung von docudex für solche Schäden ausgeschlossen.

12. Sperrung des Zugangs zur Plattform und Löschung von Inhalten

12.1
docudex behält sich das Recht vor, den Zugang des Kunden zur Plattform, entweder vollständig oder in Teilen, vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, wenn konkrete Hinweise darauf bestehen, dass der Kunde gegen diese Nutzungsbedingungen oder geltendes Recht verstößt oder verstoßen hat. Ebenso kann eine Sperrung erfolgen, wenn ein berechtigtes Interesse von docudex an einer solchen Maßnahme besteht. Bei der Entscheidung über eine Sperrung werden die berechtigten Interessen des Kunden sorgfältig abgewogen. Sollte der Kunde trotz eines Hinweises wiederholt gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen, ist docudex berechtigt, den Zugang dauerhaft zu sperren.

12.2
Wird der Zugang des Kunden gesperrt, sei es vorübergehend oder dauerhaft, informiert docudex den Kunden hierüber per E-Mail. In der Mitteilung werden die Gründe für die Sperrung angegeben.

12.3
Im Falle einer vorübergehenden Sperrung wird die Zugangsberechtigung nach Ablauf der Sperrzeit oder sobald der Grund für die Sperrung entfällt, wiederhergestellt. Der Kunde wird über die Reaktivierung seines Zugangs per E-Mail benachrichtigt. Eine dauerhafte Sperrung hingegen ist endgültig, und der betroffene Kunde ist von der weiteren Nutzung der Plattform ausgeschlossen. In diesem Fall ist es dem Kunden untersagt, sich erneut für die Plattform zu registrieren. Mit der dauerhaften Sperrung ist docudex berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

12.4
docudex ist dazu berechtigt, Inhalte des Kunden zu entfernen, die nicht mit den Anforderungen der Ziffer 8 übereinstimmen, insbesondere wenn der Kunde trotz einer Aufforderung die betreffenden Inhalte nicht innerhalb einer angemessenen Frist eigenständig löscht.

13. Vertragslaufzeit und Beendigung des Zugriffs

13.1
Die Plattform wird dem Kunden für die im jeweiligen Auftragsformular festgelegte Vertragslaufzeit zur Verfügung gestellt.

13.2
Sofern im Auftragsformular keine abweichende Mindestvertragslaufzeit vereinbart wurde, beträgt die Dauer des Vertrags zunächst einen Monat („Basislaufzeit“). Nach Ablauf dieser Basislaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils einen weiteren Monat, es sei denn, eine der Parteien kündigt den Vertrag mindestens sieben Tage vor dem Ende der Basislaufzeit oder einer verlängerten Laufzeit.
Für Verträge mit einer Laufzeit von einem Jahr verlängert sich der Vertrag jeweils um weitere zwölf Monate, sofern er nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf der ursprünglichen Laufzeit oder einer Verlängerungslaufzeit von einer der Parteien gekündigt wird.

13.3
Das Recht beider Parteien, den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich und fristlos zu kündigen, bleibt unberührt.
docudex ist insbesondere zur fristlosen Kündigung berechtigt, wenn:
(i) der Kunde zahlungsunfähig wird oder überschuldet ist;
(ii) ein Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden gestellt wird (unberührt bleibt §112 InsO); oder
(iii) der Kunde für zwei aufeinander folgende Monate mit der Zahlung der vereinbarten Vergütung oder eines wesentlichen Teils davon in Verzug ist oder in einem Zeitraum von mehr als zwei Monaten mit einem Betrag in Verzug gerät, der der zweimonatigen Vergütung entspricht.

13.4
Kündigungen bedürfen der Schriftform und können per Post oder E-Mail erfolgen.

13.5
Nach Ablauf der Vertragslaufzeit endet der Zugriff des Kunden auf die Plattform und sämtliche dort gespeicherten Nutzerinhalte werden gelöscht, es sei denn, es kommt zu einer Vertragsverlängerung oder zum Abschluss eines neuen Vertrages.

13.6
Wenn die Plattform dem Kunden im Rahmen eines Self Managed Hosting zur Verfügung gestellt wurde, ist der Kunde nach Ende der Vertragslaufzeit verpflichtet:
(i) die Nutzung der Plattform unverzüglich einzustellen,
(ii) sämtliche Kopien der Plattform, einschließlich eventueller Sicherungskopien, vollständig und dauerhaft von seinen Systemen zu löschen, sowie
(iii) sämtliche von docudex bereitgestellten Materialien oder Unterlagen auf eigene Kosten an docudex zurückzugeben.

13.7
Jegliche Nutzung der Plattform nach Ablauf der Vertragslaufzeit ist nicht gestattet.

14. Datenschutz

Im Rahmen der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen verarbeitet docudex personenbezogene Daten des Kunden ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In diesem Zusammenhang verpflichten sich beide Parteien, eine Zusatzvereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten beider Seiten hinsichtlich des Datenschutzes und der Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Zusatzvereinbarung ist unter dem im Vertrag angegebenen Link abrufbar und wird zusammen mit ihren Anhängen integraler Bestandteil dieser Nutzungsbedingungen.

15. Vertraulichkeit

15.1
Im Sinne dieser Vereinbarung gelten als „vertrauliche Informationen“ sämtliche Informationen, unabhängig davon, ob sie schriftlich, elektronisch, mündlich, digital oder in anderer Form vorliegen, die von einer Partei der anderen Partei (oder einem gemäß § 15 AktG verbundenen Unternehmen) zugänglich gemacht werden. Zu diesen Informationen zählen insbesondere:

• Geschäftsgeheimnisse, Produkte, Software sowie einzelne Bestandteile davon, Quellcodes, Herstellungsprozesse, Algorithmen, Know-how, Erfindungen, geschäftliche Kontakte, Strategien, Geschäftspläne, Preislisten und Konditionen.

• Dokumente und Informationen, die durch technische oder organisatorische Maßnahmen geschützt sind und entweder ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnet oder aufgrund ihrer Art oder der Umstände ihrer Übermittlung als vertraulich angesehen werden müssen.

15.2
Von der Definition vertraulicher Informationen ausgenommen sind Informationen, die:
(i) der Öffentlichkeit oder der empfangenden Partei bereits vor ihrer Übermittlung bekannt waren oder ohne Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht öffentlich zugänglich werden, oder
(ii) von einem berechtigten Dritten ohne Verletzung einer Geheimhaltungspflicht bereitgestellt wurden.

15.3
Beide Parteien verpflichten sich:

• vertrauliche Informationen strikt vertraulich zu behandeln und ausschließlich für die Zwecke dieser Vereinbarung zu nutzen,

• vertrauliche Informationen nur solchen Vertretern offenzulegen, die diese Informationen zwingend benötigen und die ihrerseits zur Geheimhaltung verpflichtet sind,

• geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen, und

• spätestens bei Beendigung der Nutzungsvereinbarung oder auf schriftliche Aufforderung hin alle vertraulichen Informationen (einschließlich etwaiger Kopien) innerhalb von zehn Tagen auf eigene Kosten zurückzugeben oder zu vernichten, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen dem entgegen. Für die Löschung von Plattform-Kopien gelten die Bestimmungen der Ziffer 13.6 vorrangig.

15.4
Auch wenn eine vertrauliche Information nicht die Anforderungen eines Geschäftsgeheimnisses im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetzes erfüllt, unterliegt sie dennoch den Vertraulichkeitsverpflichtungen dieses Abschnitts.

15.5
Die in diesem Abschnitt festgelegten Vertraulichkeitsverpflichtungen bleiben auch nach Beendigung der Nutzungsvereinbarung weiterhin gültig und verbindlich.

16. Änderungen der Nutzungsbedingungen

16.1
docudex behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen zu ändern, sofern dies aufgrund geänderter gesetzlicher oder technischer Rahmenbedingungen notwendig ist.

16.2
Der Kunde wird über Änderungen rechtzeitig informiert. Schweigt der Kunde und widerspricht nicht innerhalb von vier Wochen, gelten die Änderungen als akzeptiert.

17. Schlussbestimmungen

17.1
Die vertraglichen Regelungen zwischen den Parteien, einschließlich der vorliegenden Nutzungsbedingungen, unterliegen ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (UN-Kaufrecht) sowie Bestimmungen des internationalen Privatrechts finden keine Anwendung.

17.2
Für alle Streitigkeiten, die aus oder im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen entstehen, ist Darmstadt, Deutschland, der ausschließliche Gerichtsstand. docudex behält sich jedoch das Recht vor, den Kunden an dessen allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen. Gesetzlich vorgeschriebene Regelungen zu zwingend geltenden Gerichtsständen bleiben hiervon unberührt.

17.3
Sollte sich herausstellen, dass eine oder mehrere Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder undurchsetzbar sind, wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht beeinträchtigt. Die Parteien verpflichten sich, eine unwirksame Regelung durch eine Klausel zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung möglichst nahekommt.

17.4
Rechtsverbindlich ist ausschließlich die deutsche Fassung dieser Nutzungsbedingungen. Übersetzungen dienen nur Informationszwecken und entfalten keine rechtliche Wirkung.