Datenschutzerklärung
Letzte Aktualisierung: 24. November 2024
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Docudex GmbH von höchster Bedeutung. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite, Dienste, Software, mobilen Anwendungen, Inhalte, KI-Funktionen sowie aller anderen Produkte und Dienstleistungen (zusammen „Dienste“) erheben, verarbeiten und nutzen.
Verantwortlicher
Die verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 DSGVO ist:
Docudex GmbH
Langgasse 21, 65510 Idstein
E-Mail: contact@docudex.net
Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zu unseren Datenschutzpraktiken haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die oben genannten Kontaktdaten.
1. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten folgender betroffener Personen:
unserer Kunden, ihrer Endnutzer und Vertreter,
Nutzer unserer Webseite,
Abonnenten von E-Mails oder Newslettern,
potenzieller Kunden.
Diese Datenschutzerklärung erstreckt sich auf Daten, die über die Webseite von docudex (docudex.ai) oder andere von uns betriebene Webseiten sowie über unsere Dienste und weitere Kanäle erhoben werden.
Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden haben und damit einverstanden sind. Wenn Sie dieser Datenschutzerklärung nicht zustimmen, nutzen Sie unsere Dienste bitte nicht.
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Daten, die Sie uns bereitstellen
Wir verarbeiten Daten, die Sie oder Ihre Endnutzer uns aktiv zur Verfügung stellen:
Kundendaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmendaten, Produktnutzung und weitere Kontaktinformationen.
Benutzergenerierte Inhalte: Daten, die Sie oder Ihre Endnutzer über unsere Dienste hochladen, insbesondere im Zusammenhang mit KI-Funktionen oder Dokumenteninhalten.
Zahlungsinformationen: Letzte vier Ziffern Ihrer Kreditkarte, Kontodaten oder andere Zahlungsinformationen.
Anfragen und Mitteilungen: E-Mails, Supportanfragen oder ausgefüllte Formulare auf unseren Plattformen.
2.2 Automatisch erhobene Daten
Automatisch erfasste Daten werden meist durch Technologien wie Cookies oder API-Schnittstellen gesammelt. Dazu gehören:
Geräteinformationen: Gerätetyp, Betriebssystem, Standortdaten.
Nutzungsdaten: Zugriffszeiten, besuchte Seiten, Suchbegriffe.
Netzwerk- und Verbindungsinformationen: IP-Adressen, verwendete Netzwerke und Zugriffspunkte.
2.3 Daten von Drittanbietern
Wir können Daten von Drittanbietern erhalten, wie z.B von Zahlungsdienstleistern oder Plattformen, die mit unseren Diensten integriert sind.
3. Zwecke der Verarbeitung
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
Bereitstellung und Verbesserung der Dienste: Verwaltung Ihrer Konten, Erbringung der vertraglichen Leistungen, Analyse von Nutzungsdaten und Weiterentwicklung unserer Dienste.
Kommunikation mit Ihnen: Informationen zu Updates, neuen Funktionen, technische Hinweise oder Kundensupport.
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen: Einhaltung rechtlicher Anforderungen, z. B. Steuer- oder Buchhaltungsvorschriften.
Sicherheit und Compliance: Verhinderung von Missbrauch, Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen und Schutz unserer Systeme vor unbefugtem Zugriff.
Marketing (falls Zustimmung vorhanden): Zusendung von Informationen über Produkte und Dienstleistungen
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:
Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Bereitstellung der von Ihnen angefragten Dienste.
Berechtigte Interessen: Verbesserung unserer Dienste, IT-Sicherheit, Kommunikation mit Kunden.
Einwilligung: Falls gesetzlich erforderlich, z. B. für Marketingmitteilungen.
Gesetzliche Verpflichtungen: Erfüllung von Steuer- oder Buchhaltungsanforderungen.
5. Weitergabe von Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in folgenden Fällen weiter:
Dienstleister: Externe Anbieter wie Zahlungsdienstleister, Hosting-Anbieter oder IT-Dienstleister, die uns bei der Erbringung der Dienste unterstützen.
Professionelle Berater: Juristische Berater, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Geschäftsübertragungen: Im Falle eines Unternehmensverkaufs oder einer Fusion können Daten an den neuen Eigentümer übertragen werden.
Gesetzliche Anforderungen: Offenlegung gegenüber Behörden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Persönliche Daten, die in das System kommen (z.b durch Hochladen ein PDF-Datei mit personenbezogen Daten, werden auf Wunsch anonymisiert. Die integrierten Modelle werden nicht auf Ihren Daten trainiert.
Wir verkaufen/geben keine personenbezogenen Daten an Dritte.
5.1 Nutzung von Google Analytics
Unsere Website verwendet Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics ermöglicht es uns, die Nutzung unserer Website zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Hierbei werden Cookies eingesetzt, die eine Analyse Ihrer Nutzung der Website ermöglichen. Die durch Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
5.1 IP-Anonymisierung
Wir haben auf dieser Website die IP-Anonymisierung aktiviert. Dadurch wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor der Übermittlung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google wird diese Informationen in unserem Auftrag nutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, Berichte über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und weitere mit der Website-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber uns zu erbringen.
5.2 Rechtsgrundlage
Die Nutzung von Google Analytics erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen anpassen oder das Google Analytics Opt-Out-Add-on verwenden.
5.3 Speicherdauer
Die von uns gesendeten und mit Cookies, Nutzerkennungen oder Werbe-IDs verknüpften Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, werden automatisch einmal im Monat gelöscht.
5.4 Widerspruch gegen Datenerfassung
Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Wir weisen jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter folgendem Link verfügbare Browser-Add-on herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
5.5Weitere Informationen
Weitere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html oder unter https://policies.google.com/privacy?hl=de
5.6 Verwendung von Vercel als Hosting-Dienstleister
Unsere Website wird über die Hosting-Plattform Vercel betrieben, einem Dienstleister mit Sitz in den USA, der Server und Infrastruktur zur Verfügung stellt, um eine schnelle und zuverlässige Bereitstellung unserer Website und Dienste zu gewährleisten. Im Rahmen der Nutzung von Vercel können personenbezogene Daten verarbeitet und in die USA übertragen werden.
5.6.1 Welche Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen des Hostings bei Vercel können folgende personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet werden:
IP-Adressen der Besucher:innen der Website
Meta- und Kommunikationsdaten (z. B. Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Zugriffszeitpunkte)
Technische Protokolldaten, die im Rahmen von Serverlogdateien gespeichert werden.
5.6.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Basis von:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Es besteht ein berechtigtes Interesse an einer sicheren, effizienten und technisch einwandfreien Bereitstellung unserer Website.
Falls eine Zustimmung zur Datenverarbeitung (z. B. durch Akzeptieren von Cookies) eingeholt wird, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
5.6.3 Datenübertragung in die USA
Durch die Nutzung von Vercel können Daten auf Servern in den USA verarbeitet werden. Wir weisen darauf hin, dass in den USA kein Datenschutzniveau besteht, das mit dem der Europäischen Union vergleichbar ist. Insbesondere besteht das Risiko, dass US-Behörden auf personenbezogene Daten zugreifen können, ohne dass Sie als betroffene Person hiergegen rechtliche Schritte einlegen können. Um dieses Risiko zu minimieren, haben wir mit Vercel die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (SCC) abgeschlossen.
5.6.4 Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
Mit Vercel haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Dieser verpflichtet Vercel, personenbezogene Daten nur auf unsere Weisung hin und unter Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards zu verarbeiten.
5.6.5 Speicherdauer
Die von Vercel gespeicherten Serverlogdateien werden in der Regel automatisch gelöscht, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist erforderlich, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen oder Sicherheitsvorfälle zu untersuchen.
5.6.6 Weitere Informationen
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Vercel finden Sie unter: https://vercel.com/legal/privacy-policy
6. Aufbewahrungsdauer
Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden die Daten entweder gelöscht oder anonymisiert.
7. Datenschutzrechte
Sie haben folgende Rechte:
Zugriff auf Ihre Daten: Auskunft über die gespeicherten Daten.
Berichtigung oder Löschung: Anpassung oder Löschung Ihrer Daten.
Widerspruch: Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, sofern rechtlich zulässig. (Art. 21 DSGVO)
Widerruf der Einwilligung:Wenn wir Ihre Daten basierend auf Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf hat keine Auswirkungen auf die Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgte, oder auf die Verarbeitung, die auf anderen rechtlichen Grundlagen beruht.
Datenübertragbarkeit: Erhalt einer Kopie Ihrer Daten in einem gängigen Format.
Recht zur Beschwerde: bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz:
Der Hessische Datenschutzbeauftragte:
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
Telefon: 0611 1408-0
Telefax: 0611 1408-611
E-Mail: Poststelle@datenschutz.hessen.de
www.datenschutz.hessen.de
Bitte kontaktieren Sie uns unter contact@docudex.net bei Anliegen. Wir bearbeiten alle Anfragen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen.
8. Cookies und ähnliche Technologien
Wir verwenden Cookies, um Ihre Nutzung unserer Dienste zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und Informationen über Ihre Interaktionen mit unserer Webseite speichern. Durch den Einsatz von Cookies können wir Ihnen eine bessere Benutzererfahrung bieten und die Funktionalität unserer Dienste optimieren.
8.1 Erforderliche Cookies
Es gibt verschiedene Arten von Cookies, die wir einsetzen. Eine davon sind die erforderlichen Cookies. Diese ermöglichen es Ihnen und Ihren Endnutzern, auf unserer Webseite zu navigieren und deren Funktionen zu nutzen, wie zum Beispiel den Zugriff auf geschützte Bereiche der Webseite oder die Nutzung unserer Dienste. Wenn Sie oder Ihre Endnutzer sich bei uns identifizieren, verwenden wir Cookies mit verschlüsselten Informationen, um Sie eindeutig zu identifizieren. Da erforderliche Cookies für den Betrieb unserer Webseite und der angebotenen Dienste wesentlich sind, gibt es keine Möglichkeit, diese Cookies zu deaktivieren.
8.2 Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen
Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers verwalten oder deaktivieren. Die meisten Browser bieten Optionen, um Cookies zu blockieren, zu löschen oder Sie bei jedem Setzen von Cookies zu benachrichtigen. Bitte beachten Sie jedoch, dass das Deaktivieren bestimmter Cookies die Funktionalität unserer Webseite und der angebotenen Dienste beeinträchtigen kann. Es wird empfohlen, Cookies nur dann zu deaktivieren, wenn Sie genau wissen, welche Auswirkungen dies auf Ihre Nutzung der Webseite hat.
9. Datenübertragungen innerhalb Deutschlands
Speicherung und Verarbeitung:
Ihre personenbezogenen Daten werden auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert und verarbeitet. Wir stellen sicher, dass alle Daten gemäß den in Deutschland geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden.Keine internationalen Übertragungen:
Docudex verzichtet auf die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb Deutschlands oder der Europäischen Union, es sei denn, dies ist für die Vertragserfüllung zwingend erforderlich und entsprechende Schutzmaßnahmen wie EU-Standardvertragsklauseln sind vorhanden.
10. Informationen über Kinder
Keine Datenerhebung von Minderjährigen:
Unsere Plattform und Dienste richten sich ausschließlich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben keine personenbezogenen Daten von Kindern oder Jugendlichen unter 18 Jahren.Löschung unberechtigter Daten:
Sollten wir feststellen, dass wir Daten von Minderjährigen ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten erhoben haben, werden diese umgehend gelöscht. Eltern oder Erziehungsberechtigte können uns diesbezüglich kontaktieren.
11. Haftungsausschluss für externe Links
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12. Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten
Unsere Maßnahmen:
Verschlüsselung aller Datenübertragungen (z. B. durch TLS/SSL).
Zugriffsmanagement und Protokollierung der Datenzugriffe.
Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -tests durch Experten.
Grenzen der Sicherheit:
Trotz unserer Bemühungen, höchste Sicherheitsstandards einzuhalten, kann keine Methode der Datenübertragung oder -speicherung absolute Sicherheit gewährleisten.Meldung von Sicherheitsvorfällen:
Sollten Ihre Daten durch einen Sicherheitsvorfall betroffen sein, informieren wir Sie umgehend und erläutern die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um den Vorfall zu beheben.
13. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Änderungen treten mit der Veröffentlichung auf unserer Webseite in Kraft.
Kontakt:
Bei Fragen oder Anliegen wenden Sie sich bitte an contact@docudex.net